Terwijl je in het weekend van 7, 8 en 9 juli volop kan genieten van het Cactusfestival, wordt er achter de schermen hard gewerkt. Misschien merk je dit niet helemaal als bezoeker, maar een grote groep vrijwilligers staat in voor het vlotte verloop van het jaarlijkse gebeuren. Hun helpende handen, harde inzet en aanstekelijke enthousiasme zorgen ervoor dat de festivalgangers een onvergetelijke ervaring beleven.
Vrijwilliger zijn tijdens een festival betekent namelijk dat je nét iets meer meekrijgt van het festivalgebeuren. Zo kan je een glimp opvangen van de backstage waar organisatoren, artiesten en gasten rondlopen en je energieke flow ervaren van een meerdaags festival. Ook als je ambitie hebt om in het culturele veld aan de slag te gaan, is vrijwilligerswerk een geschikte manier om wat ervaring op te doen. In ruil voor je inzet biedt Cactusfestival je een leerrijke belevenis en inkijk achter de schermen.
Niet alleen tijdens de festivaldriedaagse, maar ook doorheen het jaar zijn vrijwilligers dé drijvende kracht achter een geslaagde concertavond. Hoe dat precies allemaal in z’n werk gaat, vertelt Janne Cuvelier, de verantwoordelijke van de vrijwilligerswerking van Cactus.
Wat houden je taken precies in als vrijwilligerscoördinator van Cactus?
Janne: “Het komt er op neer dat ik alle vrijwilligers voor de concertwerking en tijdens het festival inplan. Op het festival werken we met een enorm veelvoud van de helpende handen die we doorheen het jaar mogen ontvangen. Dat zal dan ongeveer gaan over een 700-tal mensen waarop we tijdens het festival beroep doen. Vrijwilliger zijn kan bij ons op vele manieren: bandjes knippen, bonnen verkopen, aan de bar de bezoekers voorzien van frisse drankjes... Niet alleen gedurende het festivalweekend maar ook voor- en nadien worden er vrijwilligers opgetrommeld voor de opbouw en afbraak. De mensen van het onthaal starten ook iets vroeger met het voorbereiden van hun taken. En ook het social mediateam komt vroeger bijeen om de content planning te finaliseren.”
Hoe kan iemand zich aanmelden als vrijwilliger?
“Voor de concertwerking kan iedereen zich het hele jaar door kandidaat stellen door mij een mailtje te sturen via janne@cactusmusic.be. Doorheen het jaar spelen onze vrijwilligers een cruciale rol tijdens de concerten. We hebben nog een heleboel taken waarvoor we extra gemotiveerde handen kunnen gebruiken, zeker tijdens de party’s.”
En als je je op het festival als vrijwilliger wil opgeven?
“Voor het festival bestaat er een aparte procedure. Begin april zijn de inschrijvingen geopend voor de bestaande medewerkers. Hiervoor krijgt iedereen die de voorbije 2 jaar heeft meegeholpen een uitnodiging om zich in te schrijven. Twee weken later stellen we deze link open naar het grote publiek. Hier geldt het principe: wie eerst komt, eerst maalt. Snel zijn is dus de boodschap. Bovendien leggen we ook een reservelijst aan, want het kan altijd gebeuren dat er mensen last minute afhaken.”
Kan je zelf kiezen welke taken je uitvoert op het Cactusfestival?
“Ja, dat kan zeker. Dat gaat allemaal via onze online planningstool Beeple. Hierop maak je eerst een profiel aan en daarna kan je aanduiden op welke dag je beschikbaar bent, met wie je graag samen wil werken, en welke taak je voorkeur heeft. Daarna maak ik de planning op en worden de shiften ingedeeld. Voor andere teams zoals de opbouw, afbraak en de stewards zijn het de festivalverantwoordelijken zelf die hun eigen ploeg samenstellen. Eens deze planning is opgemaakt, bezorgen ze dit aan mij zodat ik het finale overzicht krijg. Er komt wel heel wat communicatie bij kijken. Op het festival werken we met 2 shiften van 2 uur op vrijdag, en 3 shiften van 2 uur op zaterdag & zondag.”
En hoe zit dat juist met de concertwerking?
“Doordat we nu een eigen zaal hebben, beschikken we over een eigen bar. Dat wil zeggen dat we moeten rekenen op een zestal mensen om de bar te bemannen. Voorts zoeken we ook mensen voor de toegang & ticketing. Een shift van een concert loopt ongeveer van 20u tot 23u, waarbij je op voorhand kort wordt gebrieft. Tijdens de feestjes loopt de shift van 22u tot 4u ’s morgens. Het lijkt mij een ideale opdracht om samen met vrienden uit te voeren. Hiervoor zoeken we zeker nog wat gemotiveerde vrijwilligers. Dus bij deze een oproep.”
Wat zijn de belangrijkste eigenschappen van een ideale vrijwilliger?
“Flexibiliteit, sowieso. Voorts is het voor ons heel belangrijk dat je openminded bent en je met andere mensen kan samenwerken. Beschikken over een teamgeest en groepsgevoel zijn essentieel, maar dat is natuurlijk ook weer afhankelijk van de plek waar je staat en wat je precies wil doen.”
Hoe houden jullie vrijwilligers gemotiveerd?
“Het is mijn doel om de vrijwilligersactiviteiten nieuw leven in te blazen. Zo organiseerden we onlangs een afterwork waar trouwe en nieuwe leden met elkaar kennis konden maken. Onze groep vrijwilligers is heel divers: dat gaat van 18-jarigen tot 60-plussers en alles tussenin. Onze concertmedewerkers worden op regelmatige basis ook uitgenodigd om een gratis concert mee te pikken. Extra leuk: onlangs introduceerden we een medewerkerskaart. Telkens je meewerkt krijg je een stempel en na vier keer heb je een volle kaart, die kan je inruilen voor een gratis concert of feestje naar keuze. We hopen natuurlijk extra vrijwilligers aan te trekken zodat de ganse ploeg eens tijdens z’n shift een drankje kan drinken of even naar het concert kan kijken.”
Wat was je meest memorabele moment het afgelopen jaar op Cactusfestival?
“Op de vorige editie deed ik mijn stage op het Cactusfestival en daar mocht ik Sylvie Kreusch mee begeleiden doorheen Brugge na haar interview voor Radio 1. Een unieke ervaring! Ook live was ze super goed.”
Tussen het werken door, heb je dan tijd om een optreden mee te pikken, en welke band zou je dit jaar graag zien?
“Moeilijk! Charlotte Adigéry & Bolis Pupul op vrijdag staan hoog op het lijstje! Ik heb ze helaas moeten missen toen ze bij ons in de zaal stonden, maar ik heb er zoveel goeie dingen over gehoord dat ik het altijd jammer heb gevonden dat ik er toen niet kon bij zijn. Maar gelukkig voor mij komen ze deze zomer nog eens naar Brugge.”
Tekst: Layla Cornelissen, Beeld: Camille Vivier & Jeton Bakalli.
Uit BLVRD Magazine editie: #34.
